Wir wissen: Eine Teilnehmendenliste ausfüllen klingt erstmal nicht nach einer Kleinigkeit. Gerade in demokratieskeptischen Gegenden bei Veranstaltungen zu Demokratie, Vielfalt oder Toleranz kann allein der Gedanke, mit Namen irgendwo zu stehen, abschreckend wirken. Und ja – das ist ein echtes Problem, dem wir in unserer Arbeit immer wieder begegnen.

Dabei war die Idee hinter der neuen Regelung eigentlich eine gute:
Mit Beginn der neuen Förderperiode wollte die Bundesebene gezielt den Bürokratieaufwand senken. Kleinstbelege müssen nicht mehr eingereicht werden, vieles wurde vereinfacht. Stattdessen wurde die Teilnehmendenliste eingeführt – als einheitlicher und vergleichsweise unkomplizierter Nachweis dafür, dass Veranstaltungen wirklich stattgefunden haben.

Was das bedeutet:
Seitdem ist die Teilnehmendenliste bei geförderten Veranstaltungen verpflichtend. Ohne sie können wir die Projekte nicht abrechnen – das ist eine Vorgabe auf Bundesebene, die für alle gilt.

Was dabei oft missverstanden wird:
Diese Listen dienen nicht dazu, zu kontrollieren, wer da war. Es geht nur darum zu zeigen, dass Menschen teilgenommen haben – als Nachweis für die Förderung. Die Listen werden nicht veröffentlicht, sie unterliegen dem Datenschutz, und sie sollen mit Augenmaß und Sorgfalt geführt werden.

Gerade bei sensiblen Themen ist uns wichtig:

• Die Listen sollten nicht offen ausliegen.

• Wer unterschreibt, soll das diskret tun können.

• Es hilft, offen zu kommunizieren:
  „Für die Förderung dieser Veranstaltung ist eine Teilnehmendenliste notwendig. Ohne sie können wir das Projekt nicht finanzieren.“

Und was ist mit Kindern und Jugendlichen?
Bei Veranstaltungen mit jungen Menschen läuft das selbstverständlich anders. Hier wird in der Regel eine einfache Anwesenheitsliste geführt, z. B. mit Vornamen, die die Teilnehmenden selbst eintragen. Die verantwortliche Person – etwa ein*e Sozialarbeiter*in – unterschreibt dann stellvertretend für die Gruppe. So bleibt der Aufwand gering, und der Schutz der Jugendlichen gewahrt.

Und wenn es wirklich heikel ist?
In begründeten Einzelfällen – etwa wenn die Teilnahme nachweislich mit einem besonderen Risiko verbunden ist – kann auf die Liste verzichtet werden. In solchen Fällen ist eine Begründung der besonderen Schutzwürdigkeit nötig. Das ist nicht pauschal möglich, aber wir prüfen das mit euch gemeinsam.

Unser Ziel bleibt:
Demokratie fördern, Teilhabe ermöglichen – und das so unkompliziert wie möglich, ohne die Vorgaben aus den Augen zu verlieren. Wenn ihr unsicher seid, kommt auf uns zu. Wir finden meistens einen gangbaren Weg.